Bei einer Kündigung eines Arbeitnehmers durch seinen Arbeitgeber hinsichtlich mangelnder Leistungen oder eines unakzeptablen Verhaltens hat grundsätzlich vor der Kündigung, eine Abmahnung zu erfolgen. Dabei kann eine Abmahnung nur erfolgen, wenn der Arbeitnehmer gegen die bestehenden arbeitsvertraglich festgelegten Pflichten verstoßen hat.

Eine Abmahnung sollte aus Beweisgründen immer schriftlich und bei der Übergabe unter Zeugen erfolgen.

In einer Abmahnung muss der Arbeitgeber gegenüber dem Arbeitnehmer sein Fehlverhalten genau aufzeichnen und ebenfalls im Wiederholungsfall auf die drohenden Folgen, wie beispielsweise eine Versetzung, eine Veränderung des bestehenden Arbeitsvertrages, den Widerruf einer leistungsbezogenen Zulage, die Kürzung von freiwilligen Vergütungsbestandteilen, sowie einer fristgemäßen oder auch fristlosen Kündigung hinweisen.

Im Falle einer unberechtigt erteilten Abmahnung besteht für den Arbeitnehmer der Anspruch auf die Löschung der Abmahnung in der Personalakte. Dieser Anspruch kann vom Arbeitnehmer auch gerichtlich durchgesetzt werden. In den meisten Fällen ist dann die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte unzulänglich. Da diese auch an einem anderen Ort außerhalb der Personalakte aufbewahrt werden kann, in einer so genannten „materiellen Personalakte“. Die Abmahnung muss nach bestehender Rechtsansicht vernichtet werden.

Für den Arbeitnehmer ist es ratsam, die Vernichtung der Abmahnung durch das Arbeitsgericht kontrollieren zu lassen, so dass zu einem späteren Zeitpunkt die Abmahnung nicht zur Begründung von arbeitsrechtlichen Maßnahmen gegen den Arbeitnehmer verwendet werden kann.

Allerdings ist die Annahme falsch, dass bei einer verhaltensbedingten Kündigung des Arbeitnehmers, dieser Kündigung drei Abmahnungen vorausgehen müssen. Bei schwerwiegenden vorliegenden Verstößen gegen die Pflichten aus dem bestehenden Arbeitsverhältnis, unter anderem bei Diebstahl zu Lasten des Arbeitgebers kann eine fristlose Kündigung ohne Abmahnung erfolgen.

Ebenfalls sind gesetzlich keine Anzahl der Abmahnungen bei weniger schwerwiegenden Verstößen, beispielsweise hinsichtlich der erbrachten Leistungen des Arbeitsnehmers, vorgeschrieben. Allerdings kann bei einer Kündigung, nach § 1 Abs. 2 KSchG eine so genannte „negative Zukunftsprognose“ bestehen. In diesem Fall ist je nach Schwere der Pflichtverletzung durch den Arbeitnehmer eine einmalige Abmahnung nicht ausreichend. Hier ist dann die Anzahl der zu erfolgenden Abmahnungen von den vorliegenden Gegebenheiten des jeweiligen Einzelfalles abhängig.