Ausschreibung – Vergabe von Aufträgen im Wettbewerb

Mit der Ausschreibung (Submission) einer Dienstleistung, Lieferung oder eines Bauauftrages wird es dem Auftraggeber möglich, den günstigsten Bewerber für einen Auftrag in einem Bieterverfahren zu ermitteln. Damit soll Wettbewerb unter den potenziellen Auftragnehmern geschaffen werden, um eine Leistung zu einem wirtschaftlichen Preis zu erhalten und die verfügbaren Haushaltsmittel im Rahmen des Wettbewerbs wirtschaftlich verwenden zu können.

Ausschreibung

So zumindest die Theorie. Da häufig der billigste Anbieter dabei mogelt und später zahlreiche Nachforderungen erhebt, ist eine immer wieder festzustellende Methode bei Ausschreibungen. Viele Auftragnehmer kalkulieren so knapp bzw. unrealistisch, dass im Nachhinein die Gefahr besteht, durch den Auftrag die Liquidität zu verlieren und schlimmstenfalls das eigene Unternehmen damit zugrunde richten.


Die auch bei Ausschreibungen weit verbreitete „Geiz ist Geil“ – Praxis sollte weder von der Vergabestelle noch von den Bietern unterschätzt werden, denn wenn der Bogen überspannt wird, stehen Auftraggeber und Auftragnehmer vor dem halb fertigen Endergebnis und bei dem möglicherweise vor der Insolvenz stehenden Auftragnehmer sind Rechtsansprüche auf Schadensersatz gar nicht mehr oder nur teilweise geltend zu machen.

Öffentliche Ausschreibungen

Öffentliche Auftraggeber, wie Bund, Länder, Städte und Gemeinden, sind gesetzlich verpflichtet, Aufträge zur Durchführung ihrer Baumaßnahmen, zur Deckung ihres Bedarfs an Gütern oder Dienstleistungen grundsätzlich im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung zu vergeben. In Deutschland werden öffentliche Ausschreibungen durch das Vergaberecht geregelt. Im Einzelnen sind dies die:

  • Verdingungsordnung für Leistungen (VOL)
  • Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB)
  • Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF)

Eine öffentliche Ausschreibung liegt immer dann vor, wenn im vorgeschriebenen Verfahren eine unbeschränkte Zahl von Unternehmen aufgefordert wird, Angebote für Lieferungen oder Leistungen einzureichen.

In der Bundesrepublik Deutschland gibt es keine einheitliche Regelung für die Veröffentlichung von Ausschreibungen. Jede Ausschreibung beginnt aber mit einer Bekanntmachung. Der Bund veröffentlicht Ausschreibungen von Bundeseinrichtungen wie zum Beispiel dem Amt für Arbeit oder der Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung auf dem Ausschreibungsportal des Bundes, einige Bundesländer geben auch Ausschreibungsblätter heraus, die teilweise elektronisch verfügbar sind, andere Bundesländer haben keine zentrale Ausschreibungspublikationen. Städte und Gemeinden offerieren ihre Ausschreibungen in regionalen Amtsblättern, wenn das Volumen der Leistung dies zulässt.

EU-Ausschreibungen

Die EU hat Richtlinien festgelegt, die Schwellenwerte für Aufträge festlegt, ab denen eine Ausschreibung EU-weit veröffentlicht werden muss. Eine Ausschreibung, die diesen Schwellenwert übersteigt, muss im Supplement zum Amtsblatt der EU veröffentlicht werden; dies sind bis zu 650 Ausschreibungen täglich! Von öffentlichen Stellen in der EU werden jährlich Liefer- und Bauaufträge in Höhe von mehr als 500 Milliarden Euro ausgeschrieben. Wird der Schwellenwert nicht erreicht, darf jedes Land in Europa individuell über die Durchführung der Ausschreibung und die Vergabe entscheiden.


Nachteile der öffentlichen Auftragsvergabe nach einer Ausschreibung

Nachteilig sind bei der Ausschreibung und Vergabe von öffentlichen Aufträgen die noch recht uneinheitlichen Regelungen. Egal ob Bayern, Berlin, Sachsen, Bremen, Brandenburg oder NRW, überall unterscheiden sich die Wege der Veröffentlichungen. Anstrebenswert wäre ein einheitliches elektronisches Portal im Internet, in welchem alle öffentlichen Ausschreibungen gelistet werden. So hätte jeder potenzielle Auftragnehmer die Möglichkeit, sich online einen Überblick über alle aktuellen Ausschreibungen zu verschaffen. Zudem ist anzunehmen, dass die Beteiligung an jeder einzelnen Ausschreibung höher wäre und sich durch die größere Menge der Angebote auch die Ausführungskosten reduzieren ließen.

Bei zahlreichen Ausschreibungen stehen inzwischen die Vergabeunterlagen auf verschiedenen Portalen online zur Verfügung, sodass wohl in Zukunft die Bekanntmachung, Veröffentlichung, Bearbeitung und Vergabe in viele Architekturbüros wie auch in die Vergabestellen online Einzug halten wird. Elektronische Bietersoftware ermöglicht schon jetzt die Teilnahme an elektronischen Vergabeverfahren und vereinfacht den Verwaltungsaufwand erheblich.

Ausschreibungen im Internet

Bei vielen Portalen im Internet, welche sich mit dem Thema Ausschreibung oder Submission befassen, kann man von der schnellen regionalen, überregionalen und europaweiten Suchabfrage bin hin zu umfangreichen Recherchen in den Ausschreibungstexten alle Anfragen online erhalten.

Inhalt einer Ausschreibung

Nahezu jede Leistung, die von der öffentlichen Hand vergeben wird, muss ab einem festgelegten Wert per Ausschreibung offeriert werden. Jedem Unternehmer dürften wohl die Ausschreibungen bekannt sein, bei denen es um den Bereich Bau geht. Große Straßenbau- Projekte, Rohrleitungsbau, Neubau von öffentlichen Gebäuden usw. sind einige Beispiele für Ausschreibungen. Bei großen Bauvorhaben werden oft auch Einzelleistungen, wie Planung, Bauleitung, Architektur, Rohbau, Ausbau, Trockenbau, Malerarbeiten, Estricharbeiten, Bodenbelag, Heizung und andere Tätigkeiten aus den Bereichen Handwerk und Installation ausgeschrieben. Aber auch bei Dienstleistungen, die im Auftrag der öffentlichen Hand vergeben werden, muss fast immer eine Ausschreibung durchgeführt werden. Beispiele hierfür sind Sicherheitsdienst und Bewachung für öffentliche Gebäude, Gebäudereinigung, der Schülertransport sowie Dienstleistungen, die im städtischen Krankenhaus erbracht werden sollen.

Ausschreibungen in der Privatwirtschaft

Auch im privatwirtschaftlichen Bereich können Ausschreibungen die Grundlage für Bauvorhaben und Dienstleistungen sein. Diese sind jedoch nicht an die Vergaberichtlinien und formalen Vorgaben des Vergaberechts gebunden. Beispielsweise schreiben große Unternehmen aus dem Baugewerbe oft Einzelleistungen wie Rohbau, Fensterbau, Fliesenlegerarbeiten, Trockenbau, Maler und Tapezierarbeiten aus, um preisgünstig Subunternehmer zu rekrutieren. Auch in Branchen sind Ausschreibungen zur Auftragsvergabe weit verbreitet. So werden auch privatwirtschaftliche Serviceverträge zum Beispiel in Sachen Reinigung, Übernahme von Logistik und Transport, zur Erstellung und Betreuung spezieller Software oder zur IT- Betreuung ausgeschrieben.

Ziel einer Ausschreibung

Der Grundgedanke und die Ziele einer Ausschreibung sind, Aufträge über Bauleistungen, Lieferungen und Leistungen in einem transparenten und diskriminierungsfreien Verfahren zu vergeben, wobei der Wettbewerb dabei die Regel sein sollte.

Gibt es Kosten für eine Ausschreibung?

Für die Leistungsbeschreibung und andere Unterlagen darf bei öffentlichen Ausschreibungen ein Entgelt vom Auftraggeber gefordert werden. Dieses darf nicht höher sein als die Selbstkosten bei der Erstellung, Vervielfältigung und beim Versand der Ausschreibung. In der Regel werden diese Kosten bei einer öffentlichen Ausschreibung nicht erstattet.

TIPP: Das Thema Ausschreibung ist sehr komplex und erfordert umfangreiche Kenntnisse, wenn über den Weg einer Ausschreibung die Auftragslage des eigenen Unternehmens verbessert werden soll. Genaue Informationen über die gesetzlichen Grundlagen sollten neben kalkulatorischem Feingefühl die Grundlagen für eine Beteiligung an einer Ausschreibung sein. Schließlich will man sich bei einer Submission nicht nur gegenüber dem Wettbewerb behaupten, sondern mit dem gewonnenen Auftrag auch noch Geld verdienen.