In der Personalakte sind Informationen über den Arbeitnehmer vorhanden. Darunter fallen alle Stammdaten, Angaben aus den Bewerbungsunterlagen, sowie alle Daten über die berufliche und persönliche Entwicklung des Arbeitnehmers. Ebenfalls werden in der Personalakte auch die Einschätzungen über die Entwicklung der Fähigkeiten des Arbeitnehmers festgehalten. Es sind also alle Unterlagen, welche sich auf das Arbeitsverhältnis beziehen, enthalten, ebenso Informationen, welche im berechtigten Interesse des Arbeitgebers und Arbeitnehmers liegen.

Enthalten ist normal in der Personalakte der Personalstammbogen, Korrespondenzen mit dem Arbeitnehmer, Beurteilungen, Zeugnisse, Lebenslauf und auch ein Lichtbild des Arbeitnehmers.

Mitunter wird in der Personalakte auch der Bewerbungsfragebogen sowie diverse Notizen über die Berufs- und auch Arbeitsauffassung, das Krankheits- und Urlaubsverhaltens des Arbeitsnehmers verwahrt.

Hingegen darf ein graphologisches Gutachten und auch bestehende Eignungstests nur mit der Zustimmung des betreffenden Arbeitnehmers in der Personalakte verwahrt werden.

Der Arbeitnehmer hat das Recht auf eine Einsicht in die vollständig bestehende Personalakte an dem Ort, wo diese Akte normalerweise verwaltet wird. Ratsam ist dabei allerdings eine Absprache mit dem zuständigen Sachbearbeiter.

Bei einer Beantragung auf Einsicht der Personalakte braucht der Arbeitnehmer keinen Grund angeben. Allerdings muss der Arbeitnehmer bereits im Vorfeld abklären, wenn er Schriftstücke aus der Personalakte kopieren möchte. Ebenfalls ist der Arbeitnehmer berechtigt, Vorgänge aus der Personalakte entfernen zulassen, wenn diese unrichtige Angaben enthalten und diese den Arbeitnehmer belasten oder auch unzulässig aufgenommen wurden. Dieser Anspruch entspringt aus den Persönlichkeitsrechten des Arbeitnehmers.